Kogo dotyczy Jednolity Plik Kontrolny

4664
tax
podatki

Od zeszłego roku w resorcie finansów trwały prace zmierzające do zwiększenia efektywności kontroli przedsiębiorców. Ich skutkiem jest istotna zmiana Ordynacji podatkowej. Jednym z jej filarów jest wprowadzenie obowiązku przekazywania fiskusowi przez kontrolowane podmioty pewnych informacji w szczegółowo określonym formacie elektronicznym. Sierpień 2016 r. jest pierwszych miesiącem, w którym niektóre grupy podmiotów muszą wywiązać się z nowych obowiązków.

Geneza sytuacji

Próby użycia nowoczesnych technik przetwarzania danych były podejmowane w Ministerstwie Finansów już wcześniej. Niestety fala początkowego optymizmu rozbiła się o możliwą do przewidzenia niechęć podatników. Około 10 lat temu zakupiono odpowiednie aplikacje do analizy danych finansowych, jednak podatnicy przekazywali dane urzędom co prawda w postaci elektronicznej, ale dość nieustandaryzowanej, z reguły w postaci plików pdf, które są jednym z trudniejszych w przetwarzaniu formatów danych finansowych.

Stworzenie odpowiednich interfejsów, które pozwoliłyby zaczytać dane z wielu programów finansowo-księgowych przerosło możliwości fiskusa. Ustawodawca uznał więc za niezbędne narzucenie stosownych reguł.

Takie podejście nie jest niczym nowym w Europie. Zostało one wprowadzone w kilku krajach europejskich (m.in. Austria, Belgia, Dania, Holandia, Litwa, Luxemburg, Niemcy, Słowenia, Szwecja, Portugalia, Wielka Brytania). Najczęściej podawanym przykładem jest Portugalia, w której wprowadzenie w 2008 roku takiego rozwiązania wedle informacji prezentowanych przez tamtejszego fiskusa zaowocowało zauważalnym zwiększeniem wpływów budżetowych. Uszczelnienie systemu podatkowego jest priorytetem również dla naszego Ministra Finansów.

Nowelizacja Ordynacji podatkowej

W polskim reżimie prawnym powyższe rozwiązanie jest ukonstytuowane w nowym art. 193a znowelizowanej Ordynacji podatkowej. Wprowadza on wymóg, aby księgi podatkowe  prowadzone przy użyciu komputera były przekazywania  w jednolitym formacie określonym przez administrację, przy czym dane mają być przekazywane na żądanie organu.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 z późn. zm.)

Art.  193a. §  1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. (…)

Zaznaczyć należy, że przez księgi podatkowe (art. 3 pkt 4 Ordynacji) rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W efekcie burzliwych prac nad nowym prawem powstały dwie ustawy nowelizujące, a co najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy wprowadzono w czasie prac dodatkowe obowiązki. Druga ustawa nowelizująca wprowadziła w art. 82 Ordynacji nowy paragraf 1b zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej  oraz osoby fizyczne prowadzące księgi przy użyciu programów komputerowych są zobowiązane do przekazywania ewidencji VAT, o której mowa w 109 ust 3 Ustawy o VAT, bez wezwania, oczywiście w formie elektronicznej.

Jednolity Plik Kontrolny

Obydwa wskazane wyżej przepisy określają dwa filary na których opiera się koncepcja Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) stanowiącego techniczne ramy wymiany informacji z organami.

Obecnie JPK składa z 7 następujących struktur danych:

Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR

Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB

Struktura 3 – magazyn – JPK_MAG

Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP

Należy zwrócić uwagę, iż polskie rozwiązanie jest jednym z najbardziej rozbudowanych jeśli o zakres wymaganych danych, jak również krąg zobowiązanych do ich stosowania podmiotów. W niektórych krajach zwolnione z przekazywania pewnych danych są np. banki. Zakładając, że uczestniczenie podmiotów z sektora bankowego w karuzelach VAT jest raczej mało efektywne ze względu za zwolnienie świadczonych tam usług z VAT, wydaje się to rozsądnym posunięciem, które niestety nie znalazło uznania w oczach naszego resortu finansów.

Czasowe wyłączenia dla niektórych przedsiębiorców

Prawodawca postanowił o stopniowym wprowadzaniu obowiązku dla różnych grup podmiotów. O ile obowiązek stosowania nowych przepisów  rozpoczął się 1 lipca 2016 r., to dotyczy on jedynie dużych przedsiębiorców. Ustawa nowelizująca zawiera jednak wyłączenia dla pewnych grup przedsiębiorców. Ponadto daty rozpoczęcia obowiązku przesyłania ewidencji VAT i pozostałych danych z zakresu JPK nie są tożsame.

Od dnia 1 stycznia 2017 r. małych i średnich przedsiębiorców będzie dotyczył comiesięczny, bez wezwania organów podatkowych, obowiązek przekazywania danych w formacie JPK dotyczących ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT). Ten sam obowiązek będzie dotyczył mikroprzedsiębiorców dopiero od dnia 1 stycznia 2018 r.

Z kolei obowiązek przesyłania pozostałych struktur JPK dla mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców rozpocznie się dopiero 1 lipca 2018 r. Należy przy tym zaznaczyć, ze definicje powyższych typów przedsiębiorców zawierają art. 104 i następne ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Definicja przedsiębiorcy i interpretacja Ministerstwa Finansów

Odniesienie się do definicji przedsiębiorcy,  którym jest podmiot wykonujący działalność gospodarczą  spowodowało, że na marginesie zwolnienia znalazł się szereg podmiotów objętych obowiązkami z art. 82b. Ordynacji, ale niespełniających definicji przedsiębiorcy.

Dostrzegając powstałą lukę prawną Minister Finansów wydało w dniu 20 czerwca 2016 r. interpretację ogólną, która pozwala na zastosowanie kryteriów rozmiaru przedsiębiorcy również w stosunku do podmiotów, które nie spełniają tej definicji. Co ciekawe fiskus powołał się w tej interpretacji na Konstytucję RP, a konkretnie na określoną w jej art. 31 ust. 3 zasadę proporcjonalności. Wskazana interpretacja zdaje się przekraczać dopuszczalne ramy wykładni przepisów o charakterze administracyjnym, w związku z czym możliwa jest kolejna nowelizacja przepisów w ww. zakresie.

Praktyczne problemy nowelizacji

Poza oczywistą koniecznością rozbudowy funkcjonalności systemu komputerowego przyjęte rozwiązania wymuszają zmiany w zakresie bądź sposobie ujmowania pewnych operacji w księgach i ewidencjach. Sztandarowym przykładem jest data wpływu faktury, która w znakomitej większości systemów nie jest ewidencjonowana. Z reguły występuję ona jedynie na dokumencie papierowym w postaci stempla datownika lub nawet tylko ręcznej adnotacji.

O ile w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej resort przedstawił opinię, według której wymagane prawem funkcjonalności powinny zostać udostępnione przez producentów oprogramowania w ramach zwykłej usługi utrzymania systemu, to rzeczywistość wygląda znacząco inaczej. W przypadku dużych systemów koszty mogą sięgać dziesiątek  a nawet setek tysięcy złotych.

Na szczęście fiskus nie będzie wymagał przesyłania danych w nowym formacie danych za okresy sprzed wejścia w życie obowiązku stosowania nowych przepisów. Co prawda nie wynika to z nich jednoznacznie, lecz zostało wyjaśnione przez ministra Mariana Banasia w odpowiedzi na interpelację poselską nr 2660 z dnia 19 kwietnia 2016 r.

Jak przygotować się do nowych obowiązków

Fiskus nie zadbał o przygotowanie przedsiębiorców do bezproblemowego wdrożenia nowych przepisów, w związku z czym ciężar ten będzie spoczywał na podmiotach komercyjnych. Niniejszy artykuł ma rónież na celu ułatwienie przygotowania się do nowego stanu prawnego. Uchybienie nowym obowiązkom jest zagrożone wysokimi karami z art. 80 i 83 Kodeksu karnego skarbowego.

Jeśli adresatem przepisów jest spółka córka zagranicznego koncernu, wywodzącego się z kraju, w którym już wdrożono JPK i system finansowy zarządzany jest przez macierzystą centralę, to osobom odpowiedzialnym za księgowość i rachunkowość należy doradzić dużą dozą ostrożności do zapewnień centrali, że wszelkie niezbędne procedury są już wdrożone. Zakres danych wymagany przez polskiego fiskusa jest najprawdopodobniej szerszy niż w kraju siedziby centrali.

Z kolei w przypadku prowadzenia biura rachunkowego, należy ustalić z klientem sposób ewidencji szczegółów operacji gospodarczych w taki sposób, aby bezproblemowo można było zapewnić tworzenie poprawnych danych dla celów JPK. Natomiast przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego powinien upewnić się, że biuro wypełni odpowiednie obowiązki na podstawie łączącej strony umowy, a w razie potrzeby dokona jej renegocjacji w zakresie niezbędnym dla wdrożenia nowych procedur.

Przedsiębiorca rozważający zmianę systemu komputerowego na inny, powinien zadbać o wynegocjowanie w cenie nowego produktu potrzebnych funkcjonalności, nawet jeśli obowiązek w zakresie ich stosowania dopiero wejdzie w życie w kolejnych latach.

Mikroprzedsiębiorcy

Szczególną uwagę należy zalecić mikroprzedsiębiorom, czyli przedsiębiorcom, którzy przynajmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 osób oraz osiągnęli obrót lub mieli sumę bilansową mniejsza niż 2 mln EUR. Jeśli mikroprzedsiębiorca w roku 2015 przekroczył ww. progi, powinien koniecznie dokonać symulacji, czy przekroczy je również w roku 2016. Jeśli tak, to automatycznie przestaje być on mikroprzedsiębiorcą i obowiązek stosowania się do JPK obejmie go już za styczeń 2017 roku.

Niektórzy przedsiębiorcy, w świetle nowych przepisów, mogą rozważać możliwość zaprzestania prowadzenia ksiąg podatkowych za pomocą programów komputerowych w celu uniknięcia nowych obowiązków. W pewnych przypadkach mogłoby być to opłacalne ale naprawdę w nielicznych, np. w przypadku samozatrudnienia, kiedy ilość wystawianych  i otrzymywanych faktur jest znikoma.

Dwoma podstawowymi elementami ksiąg podatkowych jest dla małych podmiotów KPiR oraz ewidencja VAT. O ile można sobie wyobrazić prowadzenie KPiR w postaci papierowej, to już w przypadku ewidencji VAT przy większej ilość dokumentów wydaje się to problematyczne, zwłaszcza że z początkiem roku 2018 wchodzi w życie art. 109 ust 8a Ustawy o VAT, zgodnie z którym ewidencja ta musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Na marginesie można zaznaczyć, że arkusz kalkulacyjny (np. Excel) to też program komputerowy.

Należy również zauważyć, że nowe przepisy nie nakładają na fiskusa żadnego wymagalnego vacatio legis w przypadku wprowadzania zmian w strukturze JPK, co będzie wymagało zaangażowania zespołów IT lub dostawców oprogramowania i ich wysokiej reaktywności.

Podsumowanie

Poważne wątpliwości budzą możliwości fiskusa w zakresie efektywnej analizy zebranych danych w najbliższym czasie. W początkowym okresie działania nowego systemu należy liczyć się z jego częstymi zmianami, zarówno w zakresie struktur danych jak i interpretacji danych, którymi należy wypełnić te struktury. Źródłem potencjalnych problemów może być np. numer faktury. Zapewne fiskus liczy na możliwość połączenia informacji u sprzedawcy i nabywcy po numerze faktury. O ile dla ludzi z działów IT oczywistym jest, że numer faktury należy wprowadzić  w całości, to dla osób z działów księgowo-finansowych nie jest to już takie oczywiste. Przeciwnie, częstą praktyką jest skracanie numerów faktur otrzymanych od kontrahentów poprzez usuwanie zer wiodących. Takie przyzwyczajenia mogą być niemożliwe do wykorzenienia, co będzie skutkowało poważnymi trudnościami w analizie danych przez fiskusa.

Zdjęcie: 401(K) 2013 via Home Decorators / CC BY-SA

1 KOMENTARZ

ZOSTAW ODPOWIEDŹ